KUZOG Ethics Code

Version bilingue FR/EN — KUZOG FRANCE, 22 rue Sébastien-Mercier, 75015 Paris

FR – CODE DE CONDUITE ANTICORRUPTION

KUZOG FRANCE – Société de conseil – 22, rue Sébastien-Mercier, 75015 Paris, France

1. Préambule et finalité

KUZOG FRANCE (« KUZOG » ou la Société) exerce des activités de conseil en France et à l’international, y compris dans des zones à risque élevé en matière d’intégrité (notamment certaines régions du Moyen-Orient et d’Afrique). Le présent Code vise à :

  • (i) affirmer une tolérance zéro envers la corruption sous toutes ses formes ;
  • (ii) opérationnaliser la conformité aux lois françaises (notamment la loi n° 2016-1691 dite Sapin II et le Code pénal), européennes, et, lorsque pertinent, aux textes extra-territoriaux (p. ex. UK Bribery Act, US FCPA) ;
  • (iii) encadrer strictement l’usage licite d’intermédiaires, d’apporteurs d’affaires et de commissions professionnelles légales et transparentes ;
  • (iv) protéger la Société et ses parties prenantes face aux risques (juridiques, réputationnels, financiers) inhérents aux environnements à haut risque.

2. Champ d’application

Le Code s’applique à toutes les personnes agissant pour ou au nom de KUZOG : dirigeants, salariés, intérimaires, stagiaires, mandataires sociaux, consultants, agents, intermédiaires, co-traitants, sous-traitants, distributeurs, apporteurs d’affaires, partenaires, ainsi qu’à toute entité contrôlée ou affiliée. KUZOG attend de ses partenaires contractuels qu’ils adoptent des standards équivalents.

3. Principes cardinaux

Tolérance zéro corruption : interdiction absolue d’offrir, promettre, donner, solliciter ou accepter, directement ou indirectement, un avantage indu (monétaire ou non) en vue d’influencer une décision, obtenir/conserver un marché, ou récompenser un acte contraire aux devoirs d’une personne (publique ou privée).

Aucune “facilitation” : les « paiements de facilitation » (sommes versées pour accélérer un acte routinier) sont interdits, même s’ils sont “d’usage” localement, car proscrits par plusieurs législations applicables (notamment UKBA).

Commissions licites uniquement : les commissions (honoraires d’apport, success fees, rabais, remises, marges distributrices) ne sont licites que si elles rémunèrent des services effectifs et légitimes, font l’objet d’un contrat écrit, sont raisonnables (proportionnées au service), facturées, déclarées et comptabilisées avec transparence.

Troisièmes parties sous contrôle : recours possible à des intermédiaires uniquement après due diligence proportionnée, contractualisation robuste (clauses anticorruption, audit, résolution), suivi et auditabilité.

Priorité à la sécurité : en cas de duresse (menace imminente sur la vie/santé/liberté), la protection des personnes prime. Tout paiement sous contrainte doit être signalé immédiatement, documenté et analysé a posteriori.

Vérité comptable : exactitude, exhaustivité et fidélité des livres et enregistrements ; interdiction de tout compte hors livres.

Alerte protégée : signalement de bonne foi protégé contre toute mesure de rétorsion.

4. Définitions

  • Personne publique : toute personne exerçant une fonction publique (administrations, entreprises publiques/contrôlées, organisations internationales, partis, candidat·e·s, etc.).
  • Avantage/chose de valeur : espèces, équivalents, cadeaux, invitations, voyages, hébergements, services, rabais, dons, parrainages, opportunités d’emploi, informations sensibles, etc.
  • Paiement de facilitation : paiement visant à accélérer une action administrative courante non discrétionnaire — interdit.
  • Commission : rémunération contractuelle d’un service économique réel (apport d’affaires, distribution, représentation, conseil), distincte d’un avantage indu.

5. Opérations dans des zones à risque (Moyen-Orient et autres)

KUZOG reconnaît que certains marchés comportent :

  • des usages de cadeaux/hospitalités plus marqués ;
  • des chaînes de décision fragmentées impliquant des intermédiaires ;
  • des risques de sollicitations illicites (demande de “pourcentage”, “commission” non justifiée, « frais d’accélération »).

Position de KUZOG :

  • Les “parts” exigées par des personnes physiques ou morales sans prestation réelle, et/ou liées à une influence indue, sont prohibées.
  • Les commissions sont autorisées seulement si : (i) justifiées par des prestations réelles, (ii) encadrées par contrat, (iii) conformes aux lois locales et applicables, (iv) raisonnables au regard des usages licites du secteur, (v) facturées et tracées (KYC/IBAN, bénéficiaire effectif identifié), (vi) non versées (directement/indirectement) à une Personne publique ou à une personne agissant pour son compte.
  • Toute demande ambiguë (ex. “cut” informel, frais non documentés, comptes personnels/offshore, entités écrans) doit être refusée et signalée.

6. Interdictions explicites

  • Paiements, cadeaux, invitations, avantages à une Personne publique pour obtenir un avantage.
  • Versements à des comptes personnels ou entités sans substance économique.
  • Contrats d’intermédiation sans objet précis, sans livrables, ou à taux manifestement excessif.
  • Fractionnement artificiel des paiements pour dissimuler la nature réelle.
  • Faux libellés (ex. “consulting fee” couvrant en réalité un pot-de-vin).
  • Commissions success fees indexées sur une décision discrétionnaire d’une autorité publique ou d’un acheteur public.

7. Cadeaux, hospitalités, sponsoring, dons

  • Permis s’ils sont modestes, occasionnels, transparents, liés à un objectif professionnel légitime, et jamais en période sensible (appel d’offres, décision).
  • Interdits s’ils visent à influencer indûment ou créent une obligation.
  • Les dons/sponsoring sont interdits envers des entités liées à des décideurs publics lorsque cela pourrait influencer leur décision. Procédure d’approbation préalable requise.

8. Due diligence et contractualisation des intermédiaires

Avant tout engagement :

  • Due diligence proportionnée (identité/bénéficiaires effectifs, réputation, compétences, conflits d’intérêts, antécédents, PEP/sanctions).
  • Contrat écrit : objet précis, services, durée, rémunération, interdiction de sous-intermédiaires non approuvés, clauses anticorruption (garanties, audit, résiliation, compliance by design), obligations de traçabilité et de coopération.
  • Paiements : virement vers compte professionnel au nom du contractant, dans le pays d’établissement (sauf justification documentée), selon facture conforme ; pas d’espèces, crypto ou compensation opaque.

9. Distinction “frais gouvernementaux” vs. pots-de-vin

  • Frais gouvernementaux légitimes : droits, taxes, redevances officiels, tarifés et quittancés par une entité publique. Exiger un reçu et une base juridique.
  • Pot-de-vin : somme non officielle, sollicitée pour accélérer, orienter ou obtenir une décision ; interdit même s’il est “coutumier”.

10. Duress / menaces

En cas de menace immédiate (vie, santé, liberté), la priorité est la sécurité. Tout paiement réalisé sous contrainte doit être :

  • signalé sans délai via le canal d’alerte ;
  • documenté (circonstances, bénéficiaire, témoins, justificatifs) ;
  • revu par la Direction/Conformité pour mesures correctives et notification légale si nécessaire.

11. Comptabilité, contrôles et audit

  • Tenue des registres fidèle et complète (contrats, factures, ordres de mission, rapports).
  • Interdiction de comptes parallèles.
  • Contrôles internes (segregation of duties, approbations, seuils), revues périodiques, audits ciblés.
  • Outils d’analyse des paiements atypiques (juridiction, bénéficiaire, arrondis, pics avant décision, etc.).

12. Formation et sensibilisation

  • Formation initiale et rafraîchissements périodiques ; modules spécifiques pour équipes exposées (BD, achats, projets internationaux, relation autorités).
  • Guides pratiques (FAQ locales, études de cas, listes de drapeaux rouges).

13. Signalement et protection

  • Canaux d’alerte internes confidentiels ; possibilité d’alerte externe selon la loi.
  • Interdiction de toute rétorsion envers un lanceur d’alerte de bonne foi.

14. Sanctions

  • Sanctions disciplinaires internes et contractuelles (jusqu’à la rupture), sans préjudice de poursuites pénales/civiles externes.
  • KUZOG se réserve le droit de résilier tout contrat si des non-conformités graves sont établies.

15. Gouvernance et mises à jour

  • Référent·e Conformité désigné·e ; rapport à la Direction.
  • Revue annuelle du Code ; mises à jour en fonction des évolutions légales et des risques.

16. Attestation

Je reconnais avoir lu le présent Code et m’engage à m’y conformer.
Nom / Fonction / Date / Signature

Annexes internes (extraits modèles – à insérer dans vos contrats/procédures)

  • Clause anticorruption type (garanties, audit, résiliation).
  • Processus d’habilitation des intermédiaires (check-list KYC).
  • Matrice de risques par pays/activité.
  • Procédure d’acceptation des cadeaux/hospitalités (seuils indicatifs, déclarations).
  • Formulaire de justification de commission (services, taux, benchmarks, approbations).

EN – ANTI-CORRUPTION CODE OF CONDUCT

KUZOG FRANCE – Consulting company – 22, rue Sébastien-Mercier, 75015 Paris, France

1. Purpose and scope

KUZOG FRANCE (“KUZOG” or the Company) operates in France and internationally, including high-risk markets (e.g., parts of the Middle East and Africa). This Code aims to ensure:

  • (i) zero tolerance for corruption in any form;
  • (ii) compliance with French, EU and, where applicable, extra-territorial laws (Sapin II, French Criminal Code, UK Bribery Act, US FCPA);
  • (iii) strict governance of lawful intermediaries/introducers and transparent commissions; and
  • (iv) protection of the Company and stakeholders from legal, reputational, and financial risks in high-risk environments.

This Code applies to all persons acting for/on behalf of KUZOG: officers, employees, temporary staff, interns, corporate officers, consultants, agents, intermediaries, subcontractors, distributors, introducers, partners, and controlled/affiliated entities. KUZOG expects partners to adopt equivalent standards.

2. Core principles

  • Zero bribery: Absolute prohibition on offering, promising, giving, soliciting, or accepting any improper advantage to influence a decision, obtain/retain business, or reward a breach of duty.
  • No facilitation payments: Small payments to “speed up” routine non-discretionary actions are prohibited, even if customary.
  • Lawful commissions only: Permissible only when remunerating legitimate services, documented in writing, reasonable, invoiced, declared, and properly recorded.
  • Third-party control: Intermediaries engaged only after risk-based due diligence, robust contracts, monitoring, and auditability.
  • Safety first: In cases of duress (immediate threat to life/health/liberty), safety prevails—payments must be reported and documented.
  • Accurate books: Full, truthful records—no off-book accounts.
  • Protected reporting: Good-faith whistleblowers are shielded from retaliation.

3. Definitions

  • Public Official: anyone performing a public function (government bodies, SOEs, international organizations, political parties/candidates, etc.).
  • Thing of value: cash, gifts, hospitality, travel, lodging, services, discounts, donations, employment opportunities, confidential information, etc.
  • Facilitation payment: payment intended to expedite a routine non-discretionary action—prohibited.
  • Commission: contractual remuneration for bona fide services (introductions, distribution, representation, advisory) distinct from improper advantages.

4. High-risk market operations (including the Middle East)

KUZOG recognizes that some markets feature:

  • pronounced gift/hospitality customs;
  • intermediated decision chains;
  • risks of illicit solicitations (requests for an unexplained “percentage,” informal “cuts,” “speed fees”).

KUZOG’s position:

  • Informal cuts or “percentages” demanded by persons/entities without genuine services and/or linked to undue influence are prohibited.
  • Commissions are permitted only if: (i) they compensate real, legitimate services; (ii) they are encapsulated in a written contract; (iii) they comply with local and applicable laws; (iv) they are reasonable against lawful industry benchmarks; (v) they are invoiced and traceable (verified KYC/beneficial ownership); and (vi) they are not paid (directly or indirectly) to any Public Official or anyone acting for them.
  • Any ambiguous request (e.g., informal “cut,” undocumented fees, personal/offshore accounts, shell vehicles) must be declined and reported.

5. Explicit prohibitions

  • Payments, gifts, hospitality, or advantages to a Public Official to obtain any advantage.
  • Payments to personal accounts or entities lacking economic substance.
  • Intermediary contracts with vague scope, no deliverables, or excessive rates.
  • Artificial splitting of payments to mask the true nature.
  • Mislabeling (e.g., “consulting fee” disguising a bribe).
  • Success fees pegged to a discretionary decision by a public authority/public buyer.

6. Gifts, hospitality, sponsorship, donations

  • Allowed if modest, occasional, transparent, tied to a legitimate business purpose, and never during sensitive decision windows.
  • Prohibited if intended to improperly influence or create obligation.
  • Donations/sponsorships: prohibited where linked to decision-makers in a way that could influence decisions; prior approval required.

7. Due diligence and contracting of intermediaries

Before engagement:

  • Risk-based due diligence (identity/beneficial owners, reputation, capability, conflicts, track record, PEP/sanctions screening).
  • Written contract: defined scope/services, term, remuneration, ban on unapproved sub-intermediaries, anti-corruption warranties (audit, termination), transparency and cooperation duties.
  • Payments: bank transfer to the intermediary’s professional account in its establishment country (unless justified), against proper invoice; no cash, crypto, or opaque set-offs.

8. Government fees vs. bribes

  • Legitimate government fees: official duties, taxes, charges with a legal basis and official receipt.
  • Bribe: unofficial payment to expedite, direct, or secure a decision—prohibited even if “customary.”

9. Duress / threats

Where there is an immediate threat to life/health/liberty, safety prevails. Any payment under duress must be:

  • reported promptly through the reporting channel;
  • documented (circumstances, recipient, witnesses, evidence);
  • reviewed by Management/Compliance for corrective action and any required notifications.

10. Books, records, controls, and audit

  • Maintain accurate and complete records (contracts, invoices, engagement letters, reports).
  • No parallel accounts.
  • Internal controls (segregation of duties, approvals, thresholds), periodic reviews, targeted audits.
  • Analytics to detect atypical payments (jurisdiction, beneficiary, rounding, spikes near decisions).

11. Training and awareness

  • Onboarding and periodic refreshers; tailored modules for exposed teams (BD, procurement, international projects, public-authority interface).
  • Practical guides (local FAQs, case studies, red-flag lists).

12. Reporting and protection

  • Confidential internal reporting channels; external reporting per law.
  • No retaliation against good-faith reporters.

13. Sanctions

  • Internal disciplinary and contractual measures (up to termination), without prejudice to external criminal/civil proceedings.
  • KUZOG may terminate any contract upon substantiated serious non-compliance.

14. Governance and updates

  • Designated Compliance lead; reporting to Management.
  • Annual review; updates to reflect legal and risk developments.